Электронная система значительно ускоряет обмен документами, расчеты по сделкам и делает взаимодействие между компаниями эффективным, а также позволяет экономить издержки на бумагу, принтеры и почтовые пересылки.

Эффективность электронного документооборота уже оценили многие финансовые и налоговые службы Российской Федерации. Повсеместно различные государственные муниципальные унитарные предприятия и бюджетные организации внедряют программу «Диадок» и отмечают ее превосходство перед бумажным системой ведения документооборота. 

Интервью пресс-службы Технополиса «Химград» с руководителем обособленного подразделения ЗАО «ПФ «СКБ Контур» в г. Казани Илдаром Шаяхметовым о новой системе электронного документооборота «Диадок».

- Контур.Диадок – это система электронного документооборота, которая позволяет компаниям обмениваться между собой юридически значимыми электронными документами (счетами-фактурами, актами, товарными накладными, договорами и другими). Разработчик Диадока — компания СКБ Контур была образована в 1988 году в Екатеринбурге и, по сути, является ровесницей IT-индустрии в стране. СКБ Контур имеет значительный опыт организации электронного юридически значимого документооборота и является одной из крупнейших IT-компанией в России. 

Сейчас продуктовая линейка СКБ Контур включает 20 программных продуктов для бизнеса и бухгалтерии. 

- Безбумажный документооборот в системе Диадок осуществляется мгновенно и обладает юридической силой. Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (далее - КЭП), приравниваются к бумажным аналогам и не требуют дублирования на бумаге. Они значительно ускоряют расчеты по сделкам и делают взаимодействие между компаниями прозрачным и оперативным, а также позволяют экономить на непроизводственных издержках на бумагу, принтеры и почтовые пересылки. Представление документов по требованию налогового органа то телекоммуникационным каналам связи существенно облегчает подготовку и проверку документов. 

Защищенный электронный документооборот осуществляется в системе Контур.Диадок с помощью КЭП, которая подтверждает личность подписанта и защищает документ от дальнейших искажений информации. 

В Диадоке уже зарегистрировано более 400 000 компаний, с которыми можно начать обмен электронными документами прямо сейчас. При этом для обмена документами через Диадок компании не нужно заключать никаких дополнительных соглашений со своими контрагентами.

- Основные показатели эффективности при переходе на ЭДО – это:

1. сокращение времени движения документа от недель до секунд;

2. сокращение трудоемкости обработки документа (автоматизация учета и поиска);

3. экономия на закупке бумаги и картриджей для печати, ремонт и покупку печатной техники;

4. экономия на доставке документов;

5. снижаются налоговые риски: доставка документов, их сохранность и круглосуточный доступ к ним гарантированы системой Контур.Диадок;

6. сокращаются затраты на хранение и обработку документов: их не нужно распечатывать и хранить в бумажных архивах;

7. представить электронные документы по требованию ИФНС можно через интернет.

Компании, которые к процессу внедрения ЭДО отнеслись с максимальной заинтересованностью, получили эффект в течение полугода: проект полностью окупился.  Например, спустя всего 5 месяцев после завершения пилотных проектов в КИА Моторс Рус все 160 дилеров начали получать документы от Kia в день их формирования, а заодно избавились от необходимости вручную вводить данные в учетные системы. 

В переходе на ЭДО особенно заинтересованы компании, у которых норма прибыли низкая (например, ритейл). Они очень активно входят в данный процесс и извлекают существенную пользу.

- В России и за рубежом существует большое количество операторов электронного документооборота, которые предлагают решения различной функциональности.

 

Контур.Диадок – это гибкая система, в которой реализованы отдельные полезные функции, например, возможность аннулирования отправленных документов, возможность согласования как входящих, так и исходящих документов внутри организации, что заметно автоматизирует и ускоряет даже процесс внутреннего согласования.

 

По настоящему эксклюзивным является то, что Диадок внедряется под ключ: от интеграции и подключения клиента до подключения его контрагентов. 

На сегодняшний день у Диадока наибольшее в сравнении с конкурентами количество интеграционных модулей, которые могут встроятся в любую учетную систему (даже самописную). Более того, любые интеграционные работы на стороне клиента ведутся с внимательным сопровождением разработчиков системы Диадок.

Кроме того, сегодня в стране существует единственное роуминговое соглашение о переводе обмена электронными документами в режиме промышленной эксплуатации между операторами ЭДО СКБ Контур и «КОРУС Консалтинг СНГ» (дочернее общество ОАО «Сбербанк России»). Реализованная операторами технология роуминга уже применяется на практике компаниями «Проктер энд Гэмбл», METRO Cash&Carry, «Нестле Россия» и X5 Retail Group. Сегодня СКБ Контур тестирует роуминг с пятью операторами ЭДО.

- Электронный документооборот востребован в большинстве отраслях. В свою очередь, Диадок предлагает решения, как и для крупных предприятий, холдингов, так и для небольших компаний. В случае крупных компаний, имеется в виду интеграция в учетную систему клиента, и разработка дополнительного функционала при наличии потребности. 

Но традиционно самый большой вклад в объемы трафика вносят ритейл, телекомы, автодистрибуция, энергосбытовые компании и фармдистрибуция. Это объясняется тем, что существенной статьей расходов компаний этих отраслей является поддержка бумажного документооборота.

Важно отметить, что кроме крупных компаний на ЭДО постепенно переходит сегмент малого и среднего бизнеса. Помимо контрагентов крупных организаций, которые бесплатно получают электронные документы, к ЭДО самостоятельно подключаются представители малого бизнеса. Для них это дополнительная возможность развития без каких-либо географических ограничений.  Для них Диадок предлагает веб версию, которая не ограничена по функционалу, но более проста в использовании, так как не требует установления специализированного ПО. В Веб версию просто зайти и начать работу с любого устройства. 

- Если говорить о юридически значимом электронном документообороте (b2b) то свое движение он начал в мае 2012 года. Но именно в последнее время наблюдается значительное увеличение компаний, переходящих на электронное взаимодействие. Количество электронных документов и число компаний, вовлеченных в юридически значимый электронный документооборот, ежеквартально увеличивается в полтора раза. Например, по нашим прогнозам в 2014 году число документов, переданных через систему Контур.Диадок, увеличится в 4-5 раз по сравнению с прошлым годом.

- Внедрение электронного документооборота на каждом предприятии предусматривает индивидуальный подход. Компания СКБ Контур предоставляет широкий набор инструментов для внедрения Контур.Диадок, в том числе методом глубокой интеграции. К этим инструментам относятся готовые модули (1С-модуль, для SAP, для Парус, для Oracle, для Доксвижн и т.д.). Также развит API (application program interface) - программный интерфейс, позволяющий очень просто интегрировать функциональность электронного документооборота в любую современную учетную систему (1С, SAP, Oracle, MicrosoftDynamics AX/NAV и др). Также специалисты Контур.Диадок обеспечивают консалтинг по использованию данных инструментов. Что немаловажно, в СКБ Контур развита служба технической поддержки клиентов, управление клиентского сервиса и т.д.

- Говоря об ЭДО в компаниях, следует различать сдачу отчетности в электроном виде в налоговые, а также иные государственные органы (Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, Росстат и т.д.) и обмен счетами-фактурами и другими документами между компанией и ее контрагентами.

В России возможность передавать документы в электронном виде появилась в начале 2000-х гг. с принятием ФЗ № 180 от 28.12.2001 г. «О внесении изменения в статью 80 части первой НК РФ», позволившего налогоплательщикам представлять декларации не только на бумажном носителе, но и в электронном виде. Далее в 2002 году вступил в силу Федеральный закон РФ от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Эти и другие нормативные акты сформировали законодательную базу для перехода на безбумажную технологию сдачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной цифровой подписи.

Сегодня некоторые категории предприятий обязаны представлять отчетность в контролирующие органы исключительно в электронном виде:

• Плательщики НДС обязаны представлять декларации по НДС в электронном виде через операторов ЭДО (Федеральный закон от 28.06.2013 № 134-ФЗ);

• Компании со среднесписочной численностью сотрудников свыше 100 человек обязаны сдавать налоговую отчетность в электронном виде (НК РФ);

• Компании со среднесписочной численностью сотрудников более 50 человек обязаны отчитываться в электронном виде в ПФР и ФСС.

Что касается электронного документооборота между компаниями, то нормативная база, регулирующая данную сферу, завершила формироваться в 2012 году. Так, например, счет-фактуру стало возможно перевести в электронный вид только в мае 2012 года, сразу после вступления в силу Приказа ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138, утвердившего формат электронного документа. Теперь организации и индивидуальные предприниматели могут выставлять электронные счета-фактуры, в том числе корректировочные, первичные бухгалтерские документы, договоры и др. На сегодняшний день не предусматривается обязательный переход на электронное взаимодействие между компаниями.